O eSocial é um sistema criado para unificar os dados trabalhistas que as empresas precisam enviar as seguintes entidades públicas:
Caixa Econômica Federal (CEF);
Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Sendo assim, podemos dizer que o eSocial funciona como uma folha de pagamento digital na qual as empresas fornecem informações sobre:
Contribuições previdenciárias;
Vínculos empregatícios;
Acidente de trabalho;
Escriturações fiscais;
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
Aviso prévio;
Folha de pagamento.
Outra atribuição do eSocial é unificar o envio de documentos obrigatórios, como:
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CADEG);
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).
Além de organizar e unificar informações, o eSocial evita a sonegação de impostos, além de garantir que os trabalhadores recebam os seus direitos previdenciários e trabalhistas.
Como o eSocial influencia diretamente o RH?
Um dos impactos positivos que o eSocial tem no RH é na gestão de processos que fica mais prática, intuitiva e segura. Dessa forma, a burocracia é reduzida. Uma vez que, como dito, o RH não precisa enviar dados para várias instituições públicas com diferentes regras e formulários.
Outros impactos positivos sentidos pelo RH são a otimização, a diminuição dos erros e o registro simples:
Das alterações da jornada de trabalho e dos salários;
Em demissões e admissões de funcionários.
Como realizar a admissão eSocial: passo a passo
As empresas enviam as admissões por meio do evento “S-2200” (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador). A forma de envio vai depender bastante de qual sistema para gerenciamento e confecção de folha de pagamento a empresa está utilizando.
Para fazer a admissão diretamente no portal, é necessário que a empresa:
Acesse o site do eSocial;
Utilize o certificado digital para fazer login no sistema;
Clique “Empregado” e em seguida em “Admitir/Cadastrar”;
Faça o preenchimento dos dados do profissional;
Salve após a conclusão do preenchimento;
Assine digitalmente para processar o evento.
Dentro do sistema de folha de pagamento, existe a opção de acompanhamento dos eventos enviados, este acompanhamento é feito através do “andamento dos eventos”. Quando o status do andamento está como “processado”, isso significa que o envio do “S-2200” foi realizado com sucesso e gerou um número de protocolo.
Por outro lado, se aparecer o status “processado com erros”, “rejeitados” ou “erros de estrutura do XML”, será necessária a realização de ajustes nas pendências indicadas.
É possível fazer uma admissão fora do prazo?
Para que a admissão seja aceita pelo e-Social, o RH deve respeitar os seguintes prazos:
A admissão preliminar precisa ser enviada até do dia anterior ao início das atividades do trabalhador por meio do evento “S-2190”;
Esse evento terá a validade estendida até o dia 7 do mês seguinte ao início das atividades do trabalhador na empresa;
Se até essa data a empresa não enviar todos os dados cadastrais por meio do “S-2200”, a admissão não será efetivada no sistema;
A empresa também pode optar por enviar diretamente o evento S-2200, neste caso, o prazo é o dia que antecede o início das atividades laborais do trabalhador.
Regras:
Vale lembrar que admissões com datas retroativas geram multas para a empresa. Além disso, o “S-2200” não é utilizado para trabalhadores sem vínculo empregatício com a organização e nem para profissionais sob o regime estatutário.
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